建行从事会计管理及柜面业务工作三十多年，与会计档案结下不解之缘。根据中国建设银行会计档案保管期限规定；司法查询、冻结、扣划资料，司法部门对没收、继承、分割、财产、死亡绝户等发送的判决书、裁定书、调解书，挂失业务需要永久保管。会计凭证及附件15年，对账单、已处置固定资产卡片5年。会计账簿、会计报表、其他都有明确规定保管期限。
国债大清理
2003年7-8月，酷暑难耐，整整两个月，我埋头在湘江支行位于伍家岭支行的档案室内，开始清理、调整以前年度售出和解付款的国债。
这源于国债兑付时，国债中心按照年份、期限分本金和利息拨付给每家银行的金额，实际兑付时，部门栏目出现红字，按说唯有客户忘记或延期兑付，国债中心拨付的金额只会钱多不会钱少。当然，下面不对，省行更是资金有缺口。于是，省行要求各个二级行开始清理。我当时在财会部核算组，任务自然落在我身上。先调出开始出售国债以来的明细账（手工帐），根据明细账到伍家岭凭证房一个个网点、一天天查找、核对原始凭证。不查不知道，一查吓一跳。国债购买时，柜员有弄错年份的、有弄错年限的，资金归集、上划到上级行就是错的。3、5年到期实际兑付时，本金和利息是对应的。同样的，又存在归错了类，相应本金、利息扣错了账。错错之下，几乎是每个年限、存期都不对，于是就有出现红字的现象。记得我每查清一笔，核算组就调整一笔。两个月时间，翻阅几千本凭证，查清了几个年份和期限的，最后未查清的，统一上报省行，由省行集中处理。
这次清理，是我经历时间最长，最复杂的一次档案查询。当时一边在清理一边在想，还好这些原始凭证和账簿都在，否则真无从查起。
一本老存折--27年前的存款找到了
2018年12月年末的一天，一位中年女士手持一本1992年活期储蓄存折，走进湘江支行营业部大厅，要求取款。该女士反复强调，这本存折她几年前搬家找出来过，因为三角塘储蓄所搬离了，她放弃了。这次翻老物件又找出来，并反复说明，自己肯定没有取过、挂失过。
该存折为1992年中国人民建设银行老存折，开户日期为1992年2月22日，开户行：三角塘储蓄所。存折只有账号3168无姓名，发生额为手工填制，最后存款日期1993年4月26日，余额显示508元。
三角塘储蓄所原为长沙市二支行(现在的华兴支行)储蓄所，1996年合并到长沙市一支行本部储蓄所，也就是现在的湘江支行营业部。湘江支行财会部首先联系华兴支行财会部，翻阅1993年存档凭证，查无下落。回到湘江支行伍家岭档案室翻阅营业部1993年前后存款档案，还是查无下落。存折年代久远，建行系统已多次更新，必须得给客户一个说法。咨询省行信息部侯工，在新一代系统通过户名查询该客户账户信息，再按户名查询储蓄数据转换账户，系统反显所有账号，通过分析、查找、筛选出营业部开户账号。查询该账户详细信息，与旧存折开户日期、发生额、余额比对，终于确认该笔存款确为这笔老存款。
经过10多天的不懈努力，终于将这本27年的老存折，老存款找了回来，在感叹新一代系统强大的同时，也为建行人的优质服务点赞。
通过查阅原始凭证、资料、运用新系统，帮助客户寻找存款、解答某一笔资金的疑惑、多年前存款是否挂失、户名、身份证的修改记录、司法查询等等问题，对于每一个营运主管来说，都是常态化工作。而每查清一笔总会轻松地舒一口气，原来是这么回事啊。在得到客户肯定和满意答复之后，心里总是感叹档案管理的重要性，因为这一切都离不开档案机构和管理人员的精细化管理。
档案的变迁
2004年以前，营业网点所有当日的凭证都需要按照科目大小分借贷排序、整理，然后按照统一格式进行装订、归档，这是一个技术活，其中需要打孔、装订、上胶水、张贴。总账、明细账、流水等按月装订，登记簿分类按年装订。所有这些资料，二三年一次上交各二级分行档案室。
2005年DCC上线以后，凭证无需再装订，通过扫描上传方式归档。各营业网点按照柜员号大小，柜员按照办理业务的流水顺序摆放。凭证传递至扫描中心，扫描中心分包、过塑，一周返回二级行，由二级行档案管理人员整理、造册。我曾经在2016年向省行档案中心交过一回2011-2015年的凭证。联系搬家公司，会同保卫、办公室人员一同押车搬运，随后档案管理人员再一箱一箱上架，绝对的体力活。这样，查询资料和凭证等档案不是特别需要，直接在DCC系统查询影像和明细就可。如今，新一代系统上线，会计问题查档案就更加快捷、方便了。
