农村商业银行在对银行结算账户资料管理、办理银行结算账户的开立、使用、变更、撤销、对账等业务时,往往在细节上会遇到或出现一些问题。比如:乡镇卫生院法人变了应如何进行变更,印鉴如何更换;农商行与单位账户对账时只打印余额对账单而未核对明细;个别单位账户经常在农商行发生业务,而农商行却没有其预留印鉴的卡片;存在专用存款账户经常用现金支票支取现金等违规操作。笔者就常见的问题,对经常用到的银行结算账户的管理业务归纳如下:
一、银行结算账户开立、使用
(一)银行结算账户按存款人分为单位银行结算账户和个人银行结算账户。下面主要谈谈单位银行结算账户的管理。
单位银行结算账户是指存款人以单位名称开立的银行结算账户,按用途分为基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户、临时存款账户。
1. 基本存款账户。单位银行结算账户的存款人只能在银行开立一个基本存款账户,用于办理日常转账结算和现金收付。基本存款账户是存款人的主办账户,办理存款人日常经营活动的资金收付及其工资、奖金和支取现金。
2.一般存款账户。是存款人因借款或其他结算需要,在基本存款账户开户银行以外的银行营业机构开立的银行结算账户。该账户用于办理借款转存、借款归还和其他结算的资金收付,只可以办理现金缴存,不得办理现金支取。
3.专用存款账户。是存款人按照法律、行政法规和规章,对其特定用途资金进行专项管理和使用而开立的银行结算账户。该账户不得办理现金收付业务。
4.临时存款基本账户。是存款人因临时需要并在规定期限内使用而开立的银行结算账户。应注意的事项:临时存款账户的有效期最长不得超过2年;注册验资的临时存款账户在验资期间只收不付,注册验资资金的汇缴人应与出资人的名称一致。
二、银行结算账户的变更与撤销
(一)变更银行结算账户的信息。存款人变更户名而不改变账号时,应填写“变更银行结算账户申请书”,加盖公章,并出具有关部门证明文件;申请变更核准类银行结算账户的法人代表或单位负责人的,农商行应在其资料齐全的情况下及时办理变更手续,并在变更申请后2个工作日内,将变更申请书、开户许可证和其他证明文件报送人行。
(二)银行结算账户的撤销。应先撤销一般存款账户、专用存款账户、临时存款账户,将这些账户资金转入基本存款账户后,方可办理基本存款账户的撤销;撤销基本存款账户时,应填写“撤销银行结算账户申请书”,加盖公章,并提供开户许可证、剩余的支票、印鉴卡、法人身份证原件及两份复印件。若非法人到柜台办理,请提供经办人身份证原件及两份复印件盖公章,及法人授权委托书、工商局出具的“企业注销通知书”。
注意事项:1.存款人尚未清偿其开户银行债务的,不得申请撤销该账户。2.存款人撤销银行结算账户时,应与开户银行核对存款余额,交回各种重要空白票据、结算凭证和开户许可证。
三、银行结算账户的管理中应注意的事项
单位开立结算账户的名称应与提供的开户证明文件上记载的存款人名称及预留印鉴中公章或财务专用章的名称相一致;存款人不得出租、出借银行结算账户,不得利用银行结算账户套取银行信用;明确专人负责银行结算账户的管理,建立健全开销户登记制度,建立银行结算账户管理档案,结算账户撤销后其档案保管期限为10年;对开立的单位银行结算账户实行年检制度,检查开立账户的合规性及开户资料的真实性;对一年未发生收付业务且未欠开户农商行债务的账户,应通知其30日内办理销户,逾期视同自愿销户。
四、印鉴的管理
(一)单位遗失预留公章或财务专用章的,银行应让其填写书面申请,出具开户许可证、营业执照等相关证明文件。(二)更换预留公章或财务专用章时,银行应让其填写书面申请,出具原预留签章的式样等相关证明文件。(三)当单位存款人更换预留公章或财务专用章而又无法提供原预留印鉴时,应让其出具原印鉴卡片、开户许可证、营业执照正本、司法部门的证明等相关证明文件。(四)遗失或更换个人预留印鉴或更换签字人时,应让存款人出具经签名确认的书面申请,及原预留印章或签字人的个人身份证件,农商行留存相应的复印件,并凭以办理预留印鉴银行签章的变更。
五、开户许可证的管理
开户许可证是中国人民银行依法准予申请人在银行开立核准类银行结算账户的行政许可证,是核准类银行结算账户合法性的有效证明。账户变更法人等信息或办理撤销账户等业务时须提供开户许可证;存款人在遗失开户许可证时,应在报纸等媒体上发出遗失公告,声明该开户许可证作废。然后提供遗失公告在人民银行申请补发新的开户许可证。
六、账户的对账
农商行应按规定打印当月余额对账单和发生的明细(三个月后的对账单就打印不出来了)并按时与存款人“双线”核对账务。银行结算账户的存款人收到对账单或对账信息后,应及时核对账务并在规定期限内向农商行发出对账回单或确认信息。一是实行“双线对账”;二是记账员和对账员应实行岗位分离,记账员不能够直接对账;三是对账要及时。
七、重要空白票据、结算凭证的管理
对出售出去的重要空白票据、结算凭证应建立领用、销号、收回等登记制度,避免空白凭证外借、遗失等造成风险。对于银行结算账户作废的凭证应及时收回,并随当天发生的单据一起装订归档。