零差错、零违规是柜面业务风险防范的难点,也是操作风险管理的理想点。减少柜员业务差错率,在对员工自身业务发展起推动促进作用的同时,还能有效防范业务风险,推动会计基础规范工作的达标升级,有利于基层行树立起良好的职业形象,增强竞争力。如果柜员频频出现差错,轻者会被认为不敬业、业务不熟等带来积分甚至罚款,重者会给相关的客户留下不好的印象,给客户带来麻烦,给建行形象带来损伤。因此,总结分析柜员主要的差错形式、形成原因以及改进建议如下:
差错形式:一是缺少附件或附件资料不完整,如无安全提示书等。二是主件凭证要素填写与打印不符。三是缺少外部交易凭证。四是填写要素不全如保险单风险提示未填写。
差错形成的原因:一是注意力不集中。通常柜员的办公环境是比较吵杂的,在一个大厅里可以办理储蓄业务,会计业务等等;而客户的需求也是多种多样的,柜员在办理一笔业务时,可能还要解释其他客户提出的咨询,从而导致柜面工作人员办理业务时不能集中注意力。二是未坚持“一笔一清”。会计基础规范上要求柜面工作人员办理业务时,一定要坚持一笔一清,这样可以大大的降低差错。但在现实工作中,时常出现柜员在办理业务时同时接办几笔业务的情况,为及时服务客户而没有做到一笔一清,这样就很容易造成出纳长短款现象。三是打印凭证摆放混乱。经常手写凭条或重新认证是因为凭条摆放混乱而导致,由于凭条没有归类,没有整齐摆放,当业务繁忙时很容易拿错业务凭证,出现打印错误,通过手写更改或重新认证凭条的现象。
减少差错要做到五点:
一、做好工前准备工作。每天工前应将各种凭条、申请书准备好,放置在固定的位置上,便于使用时随手可得,避免用时忙乱。对于日常业务柜员应熟悉各种业务的操作流程,对所办理的各种业务在办理过程中应该打印何种凭证,共打印几张凭证,打印的顺序,柜员要做到心中有数。特别是各种转账业务,打印的凭证较多,这时可以先将凭证全部打印完毕后,将需要客户签字确认的凭证进行整理汇总,一同交客户签字,同时放下手中其他工作,目视客户签字完毕,收回凭证并清点张数确认无误后收起。
二、养成日中勾对流水的习惯。员工渠道系统提供最后五笔流水查询功能,在发现凭证流水号不连续时,可随时使用此交易查询最近的五笔流水。还可以在日中客户相对不多或中午时间进行阶段性流水勾对,便于及时发现,及时解决。
三、认真勾核凭证流水号及要素。在日终勾对流水时,要按照流水号勾对,不但要核对金额,还要核对账号,对各种业务凭证的摆放应有一定的顺序,同网点可以进行统一规定,如:开卡业务,依次放置收费业务凭证(年费、新开卡工本费)、开户申请书、领卡签收单、电子银行签约确认书、电子银行风险提示函。各种业务凭证的放置形成规律,在勾对流水时更容易发现缺失凭证。
四、重视非账务性流水的勾对。非账务性流水清单可以清晰完整的反应柜员所经办的非账务性交易,一定要按照交易码逐笔核对业务是否有凭证,是否存在有交易码无凭证的情况,切不可想当然的认为没有问题,随意打钩。
五、要时刻保持桌面干净整洁,物品摆放整齐有序,不放与业务无关的物品,这样可以使柜员有一个更清晰的视野,随时发现丢失在柜台内的凭证。处理完毕的凭证要按业务流水摆放整齐,用传票夹夹好,防止凭证散落遗失,柜员离柜,凭证收起。业务繁忙时,柜员要保持一种良好的心态,按固有的流程去规范操作,切忌因急躁和客户催促等原因改变操作、简化流程。