经费集中核算是加强财务管理的一项新举措,也是现代企业财务管理的大趋势,我行自2007年省会中心城市行费用支出实行集中报账制以来,通过隶属省行的经费共享中心集中处理会计信息,具有相对的独立性,强化了财务监督,对规范财务收支行为、控制费用开支、避免财务违规违纪行为的发生起着积极的促进作用,为全面提高会计信息质量创造了有利条件。
从目前几年运行情况看,集中报账也存在一定的局限性或不利的方面,需要我们注意、控制、改进。
一、实践中发现的问题
1.不便于经费实时管理。经费集中核算后,由于经费管理与核算相分离,失去了实时实地进行财务监督、管理、控制的优势。尽管经费由共享中心集中核算,但财务管理的主体仍是各二级支行,财务监督与控制管理的责任未变,由于两者分离,给指标控制、事后监管、查询等带来不便。
2.费用分摊参数管理消极,责任意识减弱。实行共享中心报账制以后,各二级支行对ERPF经费系统无操作权限,对单个费用分摊参数的运用目的、方式等就无从知晓,分摊参数设置毫无疑问是应付,更新也不及时,认为费用支出经上级审核并作账务处理就万事大吉,万一有分摊过错也是上级的事,容易出现推诱责任现象。而省会城市行经费共享中心日常事务性工作量本身就较大,如要担负各二级行的具体设置参数工作,一是工作量太大,二是不能根据各行具体情况设置参数,容易造成参数设置不合理,因此费用分摊结果不理想的现状时有发生,ERPF经费系统运用效果降低。
3.经费凭证查询相对困难。凭证集中后一是二级支行自身费用查询不方便,二是外部检查涉及的费用检查不方便,尤其是税务检查,二级行提供不出传统的经费凭证与相关明细账,而稽核影像凭证查询功能不直观、不方便、速度慢,且只能提供三个月以后的影像凭证。
4.凭证传递存在风险,并增加运行费用。尽管中心城市行在同一城市内,但二级支行、郊县支行报账人员需要每次专车报送记账凭证与发票,而现在的用车管理制度,报账人员不可能每次专车专用,人员混杂,潜在凭证丢失或灭失的风险隐患,同时在一定程度上造成交通费等相关公用经费的增加。
5.固定资产管理带来一定的困难。由于核算与实物管理相分离,如果职责不明确或执行不到位,很容易造成账实不符、核算信息失真的情况。省会经费共享中心每年录入的固定资产(含各二级支行与省行本部)在1.6万台、件、座以上,省会经费共享中心自身是无法发现卡片信息录入、更新的问题,而二级行发现固定资产卡片信息不符由于没有修改的权限无法及时进行修改,如各二级支行固定资产调拨全交由经费共享中心进行调整,工作量过大,经费共享中心将难以应付。
6.定额周转金灵活性不够。实施报账制后,省行经费共享中心划拨给二级支行的经费周转金每月固定不变,在实际工作中忽视了二级支行一些业务存在季节性、特殊性及一些费用支出存在集中性的特点,尤其是费用性、业务性税金缴纳金额大,容易形成二支行费用资金忽紧忽松现象。
二、措施与建议
1.进一步完善省会城市经费共享中心报账的相关配套制度,细化管理措施、规范行为。目前经费报账制已运行一段时间,运行过程中还有一些薄弱环节,需要通过健全、完善规章制度进行规范。在此基础上,进一步细化实施办法,使报账制执行过程中的每一个环节都有相应的制度进行约束,尤其对资产管理职责需要进一步明确中心与二级支行在管理方面的职责,避免管理空白,消除短期行为。
2.对现行经费核算系统(ERPF)进一步升级,以满足精细化管理的需要。一是对在(ERPF)生产环境系统中能查询到的经费管理实用的各报表(如:各责任中心费用列支分摊情况表、经费实时开支情况表等),对应在ERPF统一报表查询平台(操作相对方便直观)中按权限开通,生产环境应只能限于经费中心各操作管理岗位人员,各二级支行财务管理人员应主要在ERPF统一报表查询平台进行查询,不直接进入生产系统查询。二是对ERPF系统升级,解决运行速度慢、办公效率低的问题。三是二级支行尽管不需要记账,但在财务管理上仍必须设立相应的手工台帐,同时还要注意和ERPF系统记账数进行月度核对。
3.强化印鉴管理,严密交接手续,建立应急机制,防范和处置突发事件。牢牢把握印鉴分管原则,落实凭证交接手续,设立A、B角,明确传递凭证途中造成正式凭证毁损、丢失后替代正式凭证的统一规定与手续。
4.弹性管理备用金审批制。在备用金限额管理上,一是按照二级支行费用指标情况合理确定周转金额度,防止因备用金度过小而影响正常开支,或额度过大造成备用金闲置。二是建立临时增加周转金制度,以解决二级支行财务活动中出现的临时性、特殊性资金需要。
5.顺势而为,逐步加大省会中心城市行集中采购力度。集中采购是财务管理的主要内容之一,在集中报账推行过程中,应将其作为报账制改革的配套措施,扩大中支集中采购范围,逐步将省会各二级支行电子设备购置、车辆保险费、固定资产大型维修、办公用品、电话费等纳入集中采购范围(营销费用除外)。充分发挥集中采购在规范采购行为、提高资金使用效益、保证采购质量、促进廉政建设方面的重大作用,进一步体现省会共享中心报账集约化管理方面的优势。
6、加大财务人员学习培训力度,提高财务集约化管理水平。一是熟悉掌握二级支行报账的操作流程和业务要求,二是同时组织各二级支行进行经验交流,取长补短,推广先进管理经验,推动财务管理水平更上新台阶。