我们一直以ATM纸质流水记录作为运行记录档案, 在实际工作中己显现出很多弊端:
首先是保管问题:用热敏纸打印的卷式流水在介质保管上有先天不足之处,本身不具备长时间保存可能,自然氧化褪色严重,在红外辐射、日照、潮湿等外界环境影响下达到至少三年的保管期限,有一定难度;卷式案卷入档封存需要逐卷粘贴案卷封面,书写案卷封面、备考表,入库时还需专用装具,投入成本过大,现无较好解决办法。
其次是使用问题:流水账本身就是根据时间顺序排列的记录,当需要查找相关内容时,只能按选定的时间段作无目标的全面排查,加之案卷本身是流水卷式记录,查阅的不便显而易见。
如何解决这一实际问题呢?
最好的办法就是以电子流水作为保管档案。
纸质流水是电子流水实时打出来的,需要时再对使用部分进行打印完全可以满足使用,档案的会计责任人确认完全可以通过会计交接查找核实。电子流水的好处还在于可以实现电子检索,有效提高检阅效率,而且避免了人工检阅的漏检问题。
减少了运行中更换流水纸的人力物力投入,彻底解决由于缺纸造成的停机问题,提高ATM的开机率。
现在ATM机中就有电子流水账,但是仅供后台工作人员与专业维修人员使用,为什么不能让一线管理人员也使用呢?
还是认识上的问题,纸质流水与电子流水的内容完全相同,电子记录保存若干年也不存在技术问题。
以电子流水作为保管档案一定是银行ATM管理的必然趋势。