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如何做一名合格的办公室管理人员

时间:2011-09-30 07:44:19  来源:建行吕梁分行  作者:李学明

    9月中旬,我有幸参加了山西省分行在建行哈尔滨培训中心组织的办公室主任技能及能力提升培训班。我以谦虚的学习态度,认真听取了各位老师讲解的有效沟通、情商修炼、精细化管理、EXCEL在办公室中的应用、问题分析与解决技能训练五门课程,并在授课老师的指导下以团队的方式组织策划了一期资产组合型人民币系列理财产品的活动。通过这次培训,我受益匪浅,找到了今后工作中需要努力的以下几个方向。

    一、注重自身修养、提升自己沟通能力、有效解决工作中遇到的问题

   “沟通”这两个字,说起来很容易,但要想把它做好却不那么容易。在日常工作中沟通尤为重要,单位的管理者,实际大部分的时间用在沟通上;同时大部分在工作中遇到的问题是由于沟通障碍引起的。可见,良性的沟通可以给工作带来极大效能,要实现有效的沟通,必须注重自身的情商修养,认识自身的情绪,妥善管理情绪,学会协调人际关系。在实际工作中,我们常常由于一些事沟通不到位,情绪控制不好,结果就是争吵,争辩,不欢而散。不但无法通过沟通解决问题,反而,沟通成了制造新矛盾的导火索。通过此次培训我认识到了沟通在日常工作、生活中的重要性,今后要摆正自己的心态,主动和领导、同事沟通、认真倾听别人的意见和建议,通过管理自己的情绪和有效的沟通解决工作中遇到的问题,构建一个和谐快乐的工作氛围。

    二、注重细节、精益求精、在工作中做到谨慎细致

   “天下大事,必作于细,天下难事,必成于精”。天下的难事都是从精准要求做起,天下的大事都是从小事开始,把每一件简单的事做好就是不简单;把每一件平凡的事做好就是不平凡。在目前银行业出现的不少案例,在很大程度上都是由日常不注重的一些风险细节引起的。对于工作的细节和精准,我们没有理由不去重视。1995年英国巴林银行的倒闭事件就说明关注日常细节的重要性,由于工作中一些交易细节没有引起足够的重视,最终导致巴林银行的破产倒闭。局部细微的弱点都将最终导致全局的崩溃,所以我们的管理工作要体现追求效益最大化这一企业本身特质,就必须注重细节,精益求精。芸芸众生能做大事的实在太少,多数人的多数情况只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事,也许过于平淡,也许鸡毛蒜皮,但这就是工作,是成就大事的不可缺少的基础。由此,我们应该按照精心、精细、精品的要求去做我们的各项管理工作,我们需要改变心浮气躁、浅尝辄止、半途而废的毛病,提倡凡事都应精细化,把小事做细、做精、做实。通过精细化管理增值出效,必须建立精细化的运作机制,完善精细化的管理制度,实施精细化的职能管理。树立精心安排,精确决定、精明管理、精打细算、细化目标、细分责任、细致工作、关注细节的观念。倡导宏观正确,责任明确,措施准确、细节精确的工作作风,精耕细作,做足精细,为全行效益提升而努力。

    三、剖析问题、找准原因、提出正确的决策

    日常工作中人们并不是被问题本身所困扰,而是被解决问题的方式所困扰。大多数企业缺乏系统、规范的途径,来迅速有效地解决问题。管理层往往面对多种多样的可选方案,但却缺乏必要的技能来制定迅速、有效的决策。如果能够运用正确的系统思考模式,就能不断提升解决问题的工作效能。通过老师的讲解培训使我认识到解决问题首先要认真分析问题产生的原因,且要抓住重要原因,将其及时提供给决策层,以便提出有效的解决问题的正确办法,彻底消除问题的原因,并将解决问题的方法制度化,在日常的工作中加以控制,真正达到预防问题发生的目的,从而从根本上得到解决问题。

    短短四天的培训课程,我认真聆听了老师们生动有趣的课堂讲授,让我受益颇丰。办公室是流汗水、掉泪水、废墨水、整天操心的部门,但也是创业兴业的地方,是一个炼石成钢的大熔炉,通过这次的培训更让我坚信,只要做到了吃苦耐劳、戒骄戒躁、不急功近利、不追求虚名,用心、用脑工作,就能真正干出一番成绩来。相信在以后办公室工作中,我能做好为领导排忧,为员工解难,成为一名优秀的办公室管理人员。
 

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